Nuevas herramientas para la digitalización laboral

El avance tecnológico abarca cada vez más todos los aspectos laborales. La pandemia hizo que las empresas comprendieran la necesidad de acelerar los procesos de digitalización y que esto las puede ayudar a mejor rendimiento y apertura de mercados. Los desafíos que los líderes empresarios ven en estos procesos

La digitalización de distintas tareas genera beneficios y avances a nivel laboral a la vez que presenta nuevos desafíos para empleados y empleadores. La rutinización de las tareas y el peligro de hacerlo de manera automática y la pregunta ¿En qué carpeta guardé este documento?

Actualmente hay herramientas que facilitan esta tarea, principalmente para quienes quieren quitarse ese peso de encima. Las aplicaciones y plataformas diseñadas para mejorar la gestión documental reconocen las necesidades de facilidad, seguridad y practicidad, que ofrecen cómodos espacios en la nube para guardar gigas enteras de documentación.

Document Cloud es una herramienta de digitalización que posee 6 características:

Gestión en la nube: cualquier documento, sea o no PDF, quedará almacenado en una nube a la que solo el autor y las personas a las que se autorice pueden editar, firmar, intervenir o simplemente leer sin hacer ningún tipo de cambio y desde cualquier lugar.

Seguridad: solo podrá tener acceso a los documentos el creador de estos y a quienes esta persona haya dado acceso. Los protocolos de Document Cloud, por ejemplo, son sencillos pero muy seguros.

Edición desde cualquier dispositivo: Será posible editar los archivos desde celulares, tabletas y computadoras

Se puede dar permiso a solamente ciertos documentos en el caso de que no sea necesario que tenga autorización de todos los archivos de un determinado trabajo. Mediante una contraseña podrá ingresar de manera sencilla a los documentos a los que se le acceso y editarlo, leerlo o firmarlo o aquello que deba hacer.

La fusión de documentos posibilitará la integración de documentos editados por personas distintas. Así se evita rehacer tareas varias veces con el riesgo de pérdida de información.

Adobe Document Cloud permite la edición on line de cualquier documento físico e incorporarlo a flujos de trabajo eficientes y optimizados.

Darío Llorente, Head of Latam Channel Sales en Adobe, señaló que “los entornos de flujos de trabajo en procesos manuales en papel que se transforman a digital, ganan eficiencia y seguridad de forma inmediata. Esto es un proceso que requiere planeación y ejecución y depende del tamaño de la empresa la complejidad de este proceso”.

Una encuesta encargada por Adobe el último año reveló que 72% de los líderes empresariales y de Tecnologías de la Información creen que los documentos digitales mantienen la continuidad del negocio en circunstancias vulnerables. Además, un 56% de ellos, considera que acelerar los procesos de digitalización de documentos es uno de los mayores desafíos de una organización para mantener su continuidad.

“La gestión de documentos digitales se ha convertido en una parte esencial de los procesos de automatización y eficiencia que ayudan a fortalecer la experiencia de usuario y a mejorar cada vez más la experiencia de los clientes, esto es lo que al final generará lealtad, diferenciación y fidelidad en el mercado”, indicó Llorente.

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